Konferenskostnader

I veckan hände igen en sådan universitetsadministrativ quirck som får en att älska ekonomihanteringssystemet och -administrationen. Vi är några kolleger som tillsammans anordnar en konferens på vår institution. Det handlar om en nationell konferens med vissa nordiska inslag som arrangerats ungefär vartannat år sedan 1990 med en nationalkommitté som organisatör. Vi har skrapat ihop lite pengar från några lokala och andra fonder och har trots det en ganska bastant konferensavgift för de cirka 70 anmälda deltagarna. Detta går till luncher, middagar och hitresta keynotes. Allt ser bra ut med kul program.

På våra utgifter läggs förstås oh som på vår institution ligger på dryga 70 procent för forskning. Men som genom ett under har vi en universitetsledning som plötsligt och utan förvarning bestämt att konferenser ska välsignas med betydligt lägre oh. Men då måste pengarna slussas genom ett särskilt centralt konto och budgeten måste landa på plus minus noll.

Vi hade dock varit så lyckosamma att vår budget pekade på ett plus om 38.000 kr som skulle betalas in till vår nationalkommitté efter arrangemanget. Det innebär att vi skulle vara tvungna att betala full oh och därmed ett resulterande underskott om 40.000 kr. Nu var goda råd dyra. Hur hissa upp kostnaderna så att budgeten gick jämnt ut? Mer vin till middagen? Nej, det fick vi inte eftersom det skulle vara emot reglementet för representation.

Svaret blev till slut självklart. Den administration som planerats för konferensen, några veckors arbetstid, låt utanför budget och genom att lägga in delar av den i budget kunde vi få den att landa på jämna pengar och kunde på så sätt spara en rejäl slant av vårt surt ihopsparade myndighetskapital. Slutet gott, allting gott..... hoppas vi. Kvar är bara själva konferensen. Men det känns som en bisak i sammanhanget när man kryssat sig igenom alla universitetsadministrativa blindskär och gatt....